Información legal

Política de tratamiento de datos personales — SCHMEC S.A.S.

Versión 2026-10 · Vigencia

1. Identificación del responsable

SCHMEC S.A.S. es la responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta a través de su sitio web, de su plataforma de gestión de mantenimiento de flotas y de sus relaciones comerciales y laborales.

Esta política aplica a todas las bases de datos y archivos con datos personales que SCHMEC S.A.S. trata como responsable, y a los que trata como encargada por cuenta de sus clientes.

2. Marco normativo y definiciones

Esta política desarrolla el derecho de hábeas data (artículo 15 de la Constitución Política), la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, en su Capítulo 25 del Título 2, Parte 2, Libro 2 (que incorporó el Decreto 1377 de 2013), así como las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Para efectos de esta política se usan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del decreto reglamentario:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita que informa al titular sobre la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: dato que no es semiprivado, privado ni sensible, como el estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante o de servidor público.
• Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: persona que trata datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.

Las personas jurídicas no son titulares bajo esta ley. Los datos de empresas clientes o proveedoras se tratan con la reserva comercial y contractual que corresponda; esta política aplica a los datos de las personas naturales vinculadas a ellas (representantes, contactos, usuarios y conductores).

3. Principios

SCHMEC S.A.S. aplica en todo tratamiento los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el tratamiento se sujeta a la ley y a sus reglamentos.
• Finalidad: los datos se usan solo para las finalidades legítimas informadas al titular.
• Libertad: el tratamiento requiere autorización previa, expresa e informada, salvo las excepciones legales.
• Veracidad o calidad: los datos deben ser veraces, completos, exactos, actualizados y comprobables.
• Transparencia: el titular puede obtener en cualquier momento información sobre sus datos.
• Acceso y circulación restringida: los datos solo son accesibles para el titular, las personas autorizadas y quienes la ley permita; no se publican en internet de forma masiva.
• Seguridad: se aplican medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar pérdida, adulteración, consulta o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento guardan reserva, incluso después de terminar su relación con SCHMEC S.A.S.

Además, SCHMEC S.A.S. recolecta solo los datos necesarios para cada finalidad (minimización) y puede demostrar las medidas adoptadas para cumplir la ley (responsabilidad demostrada).

4. Titulares, datos tratados y finalidades

SCHMEC S.A.S. trata datos de seis grupos de titulares, cada uno con datos y finalidades propios. No vende ni alquila datos personales.

Si SCHMEC S.A.S. necesita usar los datos para una finalidad distinta, pedirá una nueva autorización. Los envíos comerciales a clientes se limitan a servicios relacionados con los ya contratados y el titular puede pedir en cualquier momento que se suspendan.

5. Autorización, datos sensibles y menores

SCHMEC S.A.S. obtiene la autorización del titular a más tardar al momento de recolectar sus datos y conserva prueba de ella mientras dure el tratamiento.

Medios para obtener la autorización. Por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir que el titular la otorgó. En el sitio web se obtiene con una casilla que el titular marca antes de enviar el formulario; el correo de cada solicitud guarda el texto aceptado, la versión de esta política, la fecha, la hora, la dirección IP y el navegador. En la plataforma se obtiene al activar la cuenta. En contratos y formatos de vinculación se incluye una cláusula de autorización.

Casos en que no se requiere autorización (artículo 10 de la Ley 1581 de 2012): información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Datos sensibles. SCHMEC S.A.S. no recolecta datos sensibles en su sitio web ni en su plataforma. Solo trata datos de salud de sus trabajadores cuando lo exigen las normas laborales y de seguridad y salud en el trabajo. En ese caso informa al titular que no está obligado a autorizar su tratamiento, cuáles datos son sensibles y la finalidad, y los protege con acceso restringido.

Niños, niñas y adolescentes. Los servicios de SCHMEC S.A.S. están dirigidos a empresas y personas mayores de edad. No recolecta de forma intencional datos de menores de 18 años. Si llegara a hacerlo, respetará su interés superior y sus derechos fundamentales, con autorización de su representante legal.

6. Derechos de los titulares

El titular tiene los derechos del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos, incluidos los parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exige.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante SCHMEC S.A.S.
5. Revocar la autorización y pedir la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. La revocatoria y la supresión no proceden cuando el titular tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos al menos una vez al mes calendario y cada vez que haya modificaciones sustanciales de esta política.

Estos derechos los pueden ejercer el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien estipule a favor de otro, acreditando su calidad.

7. Deberes de SCHMEC S.A.S.

Como responsable, SCHMEC S.A.S. cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. Entre ellos:

• Garantizar al titular el ejercicio pleno y efectivo del hábeas data.
• Pedir y conservar copia de la autorización e informar al titular la finalidad de la recolección y sus derechos.
• Conservar la información en condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Mantener la información veraz y actualizada, y rectificarla cuando sea incorrecta.
• Suministrar a los encargados solo datos cuyo tratamiento esté autorizado y exigirles condiciones de seguridad y privacidad.
• Tramitar las consultas y reclamos en los términos de la ley.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad o riesgos en la administración de la información.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cuando SCHMEC S.A.S. actúa como encargada de datos de sus clientes (por ejemplo, datos de conductores de una flota), cumple los deberes del artículo 18 de la misma ley: trata los datos solo según las instrucciones del cliente, no los usa para fines propios, los protege con las mismas medidas de seguridad y los devuelve o suprime al terminar el contrato.

8. Procedimiento de consultas y reclamos

El titular presenta consultas y reclamos por correo a comercial@schmec.com, con el asunto "Datos personales". La solicitud debe indicar nombre, documento de identidad, descripción de lo que pide, dirección o correo para la respuesta y, si aplica, los documentos que quiera hacer valer. Quien actúe a nombre del titular debe acreditar esa calidad.

Trámite del reclamo:

1. Si el reclamo está incompleto, SCHMEC S.A.S. pide las correcciones dentro de los 5 días hábiles siguientes a su recibo. Si pasan 2 meses sin que el titular las presente, se entiende que desistió.
2. Si SCHMEC S.A.S. no es competente para resolverlo, lo traslada a quien corresponda dentro de 2 días hábiles e informa al titular.
3. Dentro de los 2 días hábiles siguientes al recibo del reclamo completo, se marca el dato con la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo, hasta que se decida.
4. SCHMEC S.A.S. responde por el mismo medio o por el que el titular indique.

Queja ante la SIC. El titular solo puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar este trámite ante SCHMEC S.A.S. (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

9. Transmisión, seguridad, conservación y vigencia

Transmisión a encargados. SCHMEC S.A.S. comparte datos solo en la medida necesaria con: talleres aliados (datos del vehículo y del contacto para ejecutar la orden de servicio), el proveedor de alojamiento web y correo, el proveedor de facturación electrónica y los asesores contables, tributarios y jurídicos. Con cada uno suscribe un contrato o cláusula de transmisión que les obliga a tratar los datos solo por cuenta de SCHMEC S.A.S., con medidas de seguridad y reserva.

Transferencia internacional. Si los servidores de un proveedor están fuera de Colombia, la transferencia o transmisión solo se hace a países con un nivel adecuado de protección según la Superintendencia de Industria y Comercio, o en los casos permitidos por el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y su reglamento.

Seguridad. Entre las medidas aplicadas están: conexiones cifradas (HTTPS), contraseñas guardadas con cifrado irreversible, acceso a la plataforma según el rol de cada usuario, bloqueo tras intentos fallidos de ingreso, registro de actividad, respaldos cifrados con claves custodiadas fuera del servidor, y compromisos de confidencialidad del personal. Ante un incidente de seguridad que afecte datos personales, SCHMEC S.A.S. lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio y adoptará las medidas para mitigarlo.

Conservación. Los datos se conservan solo el tiempo necesario para la finalidad:

Vencido el plazo, los datos se suprimen o se anonimizan.

Cookies y analítica. El sitio web schmec.com no usa cookies de seguimiento, publicidad ni analítica, y no carga recursos de terceros. La plataforma usa únicamente cookies técnicas de sesión, necesarias para el ingreso seguro.

Registro Nacional de Bases de Datos. SCHMEC S.A.S. inscribirá sus bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando esté obligada a hacerlo según el monto de sus activos totales (Decreto 090 de 2018).

Vigencia y cambios. Esta política rige desde su publicación en https://schmec.com (versión 2026-10, fecha de publicación: 15-10-2026). Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas. Cualquier cambio sustancial se informará a los titulares por el sitio web o por correo antes de aplicarse; si cambia la finalidad del tratamiento, se pedirá una nueva autorización.